المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية (زاتكا): ما الذي تحتاج الشركات السعودية معرفته

منذ ديسمبر 2021 تلتزم كل منشأة مسجّلة في ضريبة القيمة المضافة في المملكة بإصدار فواتيرها إلكترونيًا. كانت تلك المرحلة الأولى، مرحلة الإصدار. أما المرحلة الثانية، مرحلة الربط والتكامل، فتذهب أبعد: يجب أن يتصل نظام الفوترة لديك بمنصة «فاتورة» التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وأن تصل كل فاتورة إلى الهيئة ضمن دورة الفوترة المعتادة.

يشرح هذا الدليل بلغة واضحة ما الذي يتغيّر في المرحلة الثانية، وأي الفواتير تخضع للاعتماد وأيها للإبلاغ، وما الذي يجب أن يفعله نظامك في الخلفية، وكيف تستعد قبل موعدك. تُحدَّث القواعد من وقت لآخر، لذا تأكّد دائمًا من التفاصيل التي تخصك عبر الموقع الرسمي للهيئة.

ما المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية؟

المرحلة الثانية هي المرحلة التي يُربط فيها نظام الفوترة لديك بالهيئة ويرسل إليها الفواتير بصيغة منظّمة. اكتفت المرحلة الأولى باشتراط إصدار الفواتير إلكترونيًا من نظام متوافق، أما المرحلة الثانية فتضيف الربط: تُنشأ الفواتير بصيغة XML، وتُوقَّع، ثم تُعتمد أو يُبلَّغ عنها عبر منصة فاتورة.

النتيجة العملية أن الهيئة ترى فواتيرك قريبًا من لحظة إصدارها، وأن الفاتورة التي لا تستوفي الشروط الفنية والبيانات المطلوبة تُنبَّه أو تُرفض. لذلك أصبحت جودة الفوترة أهم من أي وقت مضى: نقص بيانات المشتري أو انكسار التسلسل لم يعد أمرًا يُصلَح بهدوء في نهاية الشهر.

المرحلة الأولى والثانية في جدول واحد

باختصار: المرحلة الأولى تتعلق بكيفية إنشاء الفاتورة، والثانية بكيفية مشاركتها مع الهيئة.

كيف تعمل الموجات

تُدخل الهيئة المنشآت في المرحلة الثانية على موجات بحسب الإيرادات، وتُبلغ كل مكلّف قبل موعد الربط بستة أشهر على الأقل. إن لم يصلك إشعار بعد، فهذا لا يعني أنك معفى، بل أن موجتك لم تُعلن حتى الآن. راجع معايير أحدث موجة على zatca.gov.sa وتابع البريد الإلكتروني المسجّل لدى الهيئة.

الاعتماد والإبلاغ: أين تذهب كل فاتورة

الفاتورة الضريبية (B2B) تُعتمد قبل إرسالها للمشتري، والفاتورة الضريبية المبسطة (B2C) يُبلَّغ عنها خلال 24 ساعة.

الفاتورة الضريبية بين المنشآت: الاعتماد

1. يبني نظامك الفاتورة بصيغة XML ويوقّعها.
2. يرسلها إلى منصة فاتورة.
3. تتحقق الهيئة منها وتعيدها معتمدة.
4. بعدها فقط تشاركها مع عميلك.

ولأن المشتري لا يستلم الفاتورة قبل اعتمادها، فإن أي تعثّر في الاعتماد يؤخر التحصيل مباشرة. لهذا تكتسب جودة البيانات واستقرار الاتصال أهمية خاصة لمن يبيع للمنشآت.

الفاتورة المبسطة للأفراد: الإبلاغ

1. يصدر نظامك (وغالبًا نقطة البيع) الفاتورة برمز QR.
2. تسلّمها للعميل فورًا.
3. يبلّغ النظام الهيئة بها خلال 24 ساعة.

يعمل قطاع التجزئة والمطاعم في الغالب ضمن هذا المسار، فيكون الخطر الأكبر تراكم فواتير لم يُبلَّغ عنها عندما ينقطع اتصال أحد الأجهزة.

الإشعارات الدائنة والمدينة

تتبع الإشعارات الدائنة والمدينة نوع الفاتورة المرتبطة بها: إشعار دائن على فاتورة ضريبية يُعتمد، وإشعار دائن على فاتورة مبسطة يُبلَّغ عنه.

مكوّنات فاتورة المرحلة الثانية

فاتورة المرحلة الثانية ملف منظّم وموقَّع، ومرتبط بالفاتورة التي قبله. وأهم عناصرها الفنية:

• صيغة XML وفق معيار UBL 2.1: بنية موحّدة تستطيع أنظمة الهيئة قراءتها والتحقق منها.
• الختم التشفيري: توقيع رقمي يُنشأ بالشهادة الصادرة لوحدة الإصدار لديك.
• المعرّف الفريد (UUID): رقم تعريف لا يتكرر لكل فاتورة.
• تجزئة الفاتورة السابقة (Hash): تحمل كل فاتورة تجزئة ما قبلها، فتتكوّن سلسلة تثبت أنه لم يُحذف شيء أو يُعدَّل.
• رمز QR: يُطبع على الفاتورة ليمكن مسحه والتحقق منه.

ولمشاركة الفاتورة مع العميل بصيغة مقروءة، يمكن استخدام ملف PDF/A-3 مضمَّن فيه ملف XML، فتنتقل النسخة المقروءة والبيانات المنظّمة معًا.

ما الذي يجب أن يفعله نظام ERP أو نظام الفوترة لديك

النظام الجاهز للمرحلة الثانية ينجز العمل التقني تلقائيًا، فيواصل فريقك إصدار الفواتير كالمعتاد. وعمليًا ينبغي أن:

1. يسجّل كل وحدة إصدار فواتير: كل وحدة تصدر فواتير (مثل نظام فرع أو جهاز كاشير) تُسجَّل لدى الهيئة وتحصل على شهادة تُعرف بـ CSID.
2. يبني ملف XML ويوقّعه: تُنشأ كل فاتورة وفق UBL 2.1، وتُختم، ويُضاف إليها UUID.
3. يحافظ على سلسلة التجزئة: يحفظ تجزئة الفاتورة السابقة لكل وحدة حتى يبقى التسلسل سليمًا.
4. يولّد رمز QR ويضعه في الفاتورة المطبوعة أو ملف PDF.
5. يعتمد أو يبلّغ تلقائيًا بحسب نوع الفاتورة.
6. يتعامل مع الأعطال بأمان: إن تعذّر الوصول إلى المنصة أو رُفضت فاتورة، تُوضع في قائمة انتظار أو تُعلَّم بسبب واضح، ولا تضيع بصمت.
7. يحتفظ بسجل تدقيق: يحفظ كل فاتورة مع حالتها ورد الهيئة عليها للرجوع إليها لاحقًا.

إن كنت تصدر الفواتير من عدة أماكن، كالمقر الرئيسي والفروع ونقاط البيع، فيجب أن تشملها التهيئة كلها. وتحتاج المجموعات التي تضم أكثر من شركة إلى فصل الرقم الضريبي والشهادات وسلسلة الفواتير لكل شركة، وهو ما نتناوله في إدارة عدة شركات بحساب واحد.

خطة عملية قبل موعدك

ابدأ من تاريخ الربط في إشعار الهيئة واعمل بالعكس، فالأشهر الستة تمر بسرعة.

من الشهر السادس إلى الرابع: حدّد نطاق العمل

• تأكّد من موجتك وموعد الربط في إشعار الهيئة.
• اجمع كل أماكن إصدار الفواتير: المقر الرئيسي، والفروع، ونقاط البيع، والمتجر الإلكتروني، والفوترة اليدوية.
• اطلب من مزوّد النظام تأكيدًا مكتوبًا بدعم الربط في المرحلة الثانية وطريقته.

من الشهر الرابع إلى الثاني: نظّف البيانات واختبر

• تحقّق من أن بيانات العملاء تتضمن الأرقام الضريبية والعناوين كاملة، فالفاتورة الضريبية تتطلب بيانات المشتري، ونقصها من أكثر أسباب الرفض شيوعًا.
• راجع إعدادات الأصناف والضرائب والوحدات حتى يحمل كل سطر في الفاتورة المعاملة الضريبية الصحيحة.
• اختبر في البيئة التجريبية (بيئة المحاكاة) للهيئة قبل التشغيل الفعلي، وجرّب الفواتير العادية والإشعارات الدائنة والحالات الاستثنائية.

الشهران الأخيران: التشغيل والتدريب

• سجّل كل وحدة إصدار واحصل على شهادتها.
• درّب من يصدرون الفواتير على شكل الفاتورة المرفوضة وطريقة تصحيحها.
• حدّد من يتابع الفواتير المتعثّرة أو المعلّقة يوميًا.

أخطاء شائعة يجب تجنّبها

معظم مشكلات المرحلة الثانية سببها الإجراءات والبيانات، لا التقنية نفسها. انتبه إلى ما يلي:

• اعتبارها مشروعًا تقنيًا فقط: فريق المبيعات والكاشير والمحاسبون جميعهم يغيّرون طريقة عملهم.
• نسيان نقاط الإصدار الثانوية: فرع أو متجر إلكتروني ما زال يصدر الفواتير من أداة قديمة يبقى خارج التهيئة الجديدة.
• تعديل الفواتير الصادرة أو حذفها: التصحيح يكون بإشعار دائن أو مدين، لا بتغيير الفاتورة الأصلية.
• غياب المسؤول عن الرفض: لا بد من شخص يراجع الفواتير المرفوضة ويعالجها يوميًا.
• التأخر في الاختبار: اترك وقتًا كافيًا لمعالجة ما يظهر في البيئة التجريبية.

كيف يتعامل نظام أزهى مع الفوترة الإلكترونية

يدعم نظام أزهى الفوترة الإلكترونية من زاتكا بما فيها الربط في المرحلة الثانية. تُصدر الفواتير الضريبية من وحدتي المبيعات ونقاط البيع بالصيغة المطلوبة، وتُرسل إلى منصة فاتورة ضمن سير العمل المعتاد. ولأن كل الوحدات ترحّل إلى دفتر أستاذ واحد، فإن الفاتورة نفسها تحدّث المخزون والحسابات وتقرير إقرار ضريبة القيمة المضافة.

ويدير أزهى عدة شركات بحساب دخول واحد، فتحتفظ كل شركة برقمها الضريبي وتسلسل فواتيرها، مع فروع داخل كل شركة. والواجهة تعمل بالعربية كاملة من اليمين لليسار وبالإنجليزية. يمكنك معرفة المزيد عن طريقة عملنا في صفحة الخدمات أو الاطلاع على أعمالنا.

الأسئلة الشائعة

هل تنطبق المرحلة الثانية على منشأتي الآن؟

تُطبَّق المرحلة الثانية على موجات بحسب الإيرادات، وتُبلغ الهيئة كل مكلّف قبل موعد الربط بستة أشهر على الأقل. إن لم يصلك إشعار، فربما لم تُعلن موجتك بعد. راجع المعايير الحالية على zatca.gov.sa.

ما الفرق بين الاعتماد والإبلاغ؟

الاعتماد يخص الفواتير الضريبية بين المنشآت: تتحقق الهيئة من الفاتورة قبل أن تشاركها مع المشتري. أما الإبلاغ فيخص الفواتير المبسطة للأفراد: تسلّم الفاتورة للعميل فورًا وتبلّغ الهيئة بها خلال 24 ساعة.

ما المقصود بشهادة CSID؟

هي الشهادة التشفيرية التي تصدرها الهيئة لكل وحدة إصدار فواتير أثناء التسجيل. يستخدمها نظامك لتوقيع الفواتير، لذا يجب تسجيل كل وحدة تصدر فواتير.

هل ما زال بإمكاني إرسال الفواتير للعملاء بصيغة PDF؟

نعم، فالعميل يحتاج إلى فاتورة مقروءة. وفي المرحلة الثانية يمكن استخدام ملف PDF/A-3 مضمَّن فيه ملف XML، فيستلم العميل النسخة المقروءة والبيانات المنظّمة معًا. تأكّد من قواعد العرض الحالية لدى الهيئة.

إن كنت تستعد لموجتك وتريد رؤية فاتورة معتمدة من البداية إلى النهاية، احجز عرضًا مجانيًا لمدة 30 دقيقة ونستعرضها بأمثلة من نشاطك، مع تصوّر واقعي للخطة. ويمكنك تصفّح المزيد من الأدلة في المدونة.